「発明塾™」へようこそ!: 塾長の部屋(12)~「時間管理:人生は時間でできている」

2012年9月21日金曜日

塾長の部屋(12)~「時間管理:人生は時間でできている」

「人生は時間で出来ている」(B.フランクリン)

 今日、発明塾は「合宿」でしたので、皆で昼食を取りました。たまたまその時に「時間管理」の話になったので、メモと補足をしておきます。いつも全員と会えるわけではないので、コミュニケーションのツールとして、今まで以上にBlogを活用したいと思っています。


 時間管理に関する本やツールは、古今東西様々出ていますが、僕のオススメは以下。


①「7つの習慣」S.R.コビー

②「フランクリンプランナー」(上記に付随する手帳システム)
③日記
④作業を記録する(裏紙で良い)
⑤バッファーを持つ

 一つづつ説明して行きましょう。①は、これまでも度々取り上げていますので、説明は不要でしょう。補足すると以下の通りです。


・時間管理は、人生の目的を達成するための「ツール」でしか無い。

・時間管理は「時間から自由になるため」の手段である。

 時間に追われないためには、時間を追いかける必要がある、それが時間管理です。そして「人生の目的を明確にする」ことが、一番の時間管理です。これが出来れば「不要なもの」が明確になり、「捨てる」ことが出来ますから、時間を人生の目的に集中して使うことができます。セネカ風に言うと「一つに絞る」(他はすべて捨てる)ことになります。

 ただ、人生の目的はそう簡単に決まるものではないでしょう(この本にも、数年かかる場合もある、と書かれています)。塾生の場合には、大学生なわけですから、5-10年かけて見つけていくんだぐらいに、思っといてください。
 そしてその時に重要なのは「自分の強み」という「手段」にとらわれず、「なにが自分にとって価値のあることなのか」「何を重んじるのか、大切にしたいのか」(目的)を突き詰めて考えることです。その時には、マズローも参考になるでしょう。
 目的(価値観)を「山」に喩えるとすると、手段(強み)は「どの斜面から登るか」という、ルートに相当します。ルートにとらわれて、山を選ぶのはおかしい。登ったあとに「見たい景色はこんなのではなかった」ということになります。


そういう意味で、
何度も読み返せる本には
限りがあります


 ②は、それを行うための「道具」です。割とよくできていますので、これで充分です。現在は持ち歩いていませんが、私は「クラシック」の「デイリー」を使っています。必然的に、馬鹿でかい手帳となり、持ち歩いていた当時(2004-2008年頃)は、「ハンバーガー」と名付けていました。僕がこの手帳を打ち合わせで取り出すと、取引先の人の目が点になるという(笑)、「つかみ」のツールとして大活躍してくれました。今は、デスクでのみ利用しています。

 ちなみに、当時は読んだ本に書いてあった「名言」的な言葉を、この手帳にいちいち「写経」していました。今でもそれを読み返します。今は、だいたいどの本を読んでも同じようにしか見えない(注)ので、メモをすることがなくなりましたが、当時は一字一句メモをしていました。

 ③は、毎日もしくは毎週のチェック用です。「人生の目的」に対してどこまで来ているか、方向がずれていないか、それを確認しています。僕には「今年の目標」という作業(正月によくやりますよね)は、あまり意味が無いようで、毎週もしくは毎日日記をつけることで、結果的に、その年にやらねばならないことが達成されるようになりました。


 ④は、時間管理を考える前に、まず「自分が時間をどう(粗末に)扱っているかを知る」ことが重要だからです。僕自身、川崎重工で設計をしていた時(たしか入社1年目)に、自分のタイムスタディーをやってみました。当時、あまりに忙しかったので「何にそんなに時間がかかってるのか」知りたかったのです。調べた結果、「電話とFAX、その準備」に昼間の90%以上の時間を使っていることがわかり、「設計なんか全然やってないよね」という結論に至りました。実際、図面はほとんど夜に書いていました(いわゆる深夜残業)。当時はメールもなく、あったとしても取引先にはなく、ひたすら電話してFAXして、図面を送っては電話で打ち合わせ、を繰り返していました。

 忙しいけど結果が出ないよね、あるいは、なぜか仕事が遅いんです、という人は、1-2日、タイムスタディーをすることを勧めます。やり方は簡単。

・今日やる仕事を書きだしておく。出来れば作業レベルに砕く。これは準備。

・「作業」が仕事が終わったら、時刻と共に、何をやったかを一言で書いておく(XXに電話、AAメモ作成、など)
・一日が終わったら、時間を集計する。いつ頃何をやっていたかもチェック。

たったこれだけです。これを基に、時間の配分を修正し、時間がかかりすぎている作業や行為を見直します。たしかドラッカーが、タイムスタディーを秘書にやらせてみた、という記載が、彼の本のどこかにあったと思います。だいたいみんな、同じようなことを考えるんですね。


 ⑤は、時間管理と矛盾するように聞こえるでしょうか。しかし、予定というのは、その通りいかないものであり、忙しい人ほど、飛び込みの相談・仕事や、急な対応を要する電話・メールなどが来ます。ですので、そのためのバッファーを、毎日、毎週設けておくことです。僕の場合は、毎日は結局難しかったりしますが、毎週土曜日はそれに充てています。継続するためには、「確かに実行できる」という実感を持つことが重要ですので、バッファーを設けて調整するわけです。一週間、一日、というリズムも大切です。リズム、小さな成功、継続、習慣、そんな感じです。


 どれか一つだけやるとすれば、「人生の目的を明確にすること」。これに尽きます。人生をスリムかつ充実したものに、することができます。


 最後にもう一つ。ドラッカー曰く「人生の目的に沿わないチャンスは、単なる寄り道に過ぎない」。目的を明確にすれば、道草を食うこともなくなります。



※注)経験上、だいたいどの本にも、結局のところ同じことが書いてある。数千冊の本代を費やして、非常に虚しい結論に至りました(笑)。おかげで、なんの未練もなく、大半の蔵書を電子化出来ました。